ECF 2018: principais dúvidas e como reduzir multas

Todo ano, ao final do último dia útil do mês julho, se encerra o prazo para envio da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), uma obrigação acessória ao Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) que deve conter as informações fiscais da pessoa jurídica relativas ao exercício do ano anterior.

A implantação da ECF ocorreu no ano de 2014 e substituiu a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica). A função dessa obrigação é integrar os dados fiscais e contábeis da apuração do IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) com os do CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) e dessa forma tornar mais eficiente o cruzamento de dados do SPED e a fiscalização tributária.

Como todo ano a submissão da ECF gera muitas dúvidas (e todo ano surgem novidades!) preparamos um apanhado das principais dúvidas com algumas dicas e informações para quem acabou atrasando a entrega destes dados. Acompanhe!

Que empresas têm obrigatoriedade com o ECF?

Via de regra, todas as pessoas jurídicas ativas no país são obrigadas a entregar os dados relativos à ECF. Isso inclui as PJs optantes do Lucro Real, do Lucro Presumido e do Lucro Arbitrado, bem como as empresas Imunes e Isentas (do IRPJ e CSLL). Pessoas jurídicas que possuam Sociedades em Conta de Participação (SCP), deverão realizar a entrega referente a cada SCP.

Há, porém, trẽs casos de exceção nos quais não ocorre a obrigatoriedade. São eles:

  • Empresas optantes pelo Simples Nacional;
  • Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
  • Pessoas Jurídicas inativas, ou seja, que não tenham realizado qualquer tipo de atividade, operação ou transação no período referente ao ano-calendário 2017.

Como deve ser realizado o envio da ECF 2018?

O envio da ECF exige um nível considerável de planejamento e atenção para dar certo. Afinal, como veremos abaixo, o não-envio ou o envio de informações incorretas podem gerar multas salgadas.

O processo de submissão das informações e o tipo de informação que deve ser entregue, varia conforme o regime tributário adotado pela empresa.

O arquivo para preenchimento (layout), ou Programa Gerador para ECF, deverá ser baixado no site do Sped, onde também é possível acessar manuais e os validadores necessários para entregar a ECF 2018. Os relatórios referentes às ECFs e ECDs (Escrituração Contábil Digital) também podem ser recuperados através desse programa, e em alguns casos deverão ser importados à sua prestação de contas atual.

Após o preenchimento de todos os blocos de informações, eles devem ser validados através de função presente na ferramenta da ECF. Antes da transmissão dos dados, na ECF deverá constar uma assinatura digital da empresa certificada por entidade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), a fim de atribuir autenticidade e validade jurídica ao documento digital.

Perdi o prazo, o que fazer?

Se você deixou para a última hora e não conseguiu finalizar sua entrega da ECF, saiba que são previstas multas de acordo com o regime tributário da empresa. As bases para essas penalizações estão presentes na Medida Provisória nº 2.158-35 de 2001 e no Decreto-Lei nº 1.598 de 1977 onde constam os seguintes valores:

Empresas que não apuram o IRPJ pelo regime do Lucro Real

  • R$ 500,00 por mês-calendário ou fração (para empresas imunes, isentas, em começo de atividade ou que na última declaração tenham apurado Lucro Presumido ou Simples Nacional) ou;
  • R$ 1500,00 por mês-calendário ou fração para demais empresas que não se enquadrem no critério anterior;
  • A entrega da ECF com incorreções, omissões ou informações incompletas causará multa no valor de 3% sobre o valor das operações que sejam objetos de correção (não inferior a R$ 100);
  • As multas serão reduzidas em 50% caso as informações equivocadas sejam corrigidas antes de intimação de ofício.

Empresas que apuram o IRPJ no Lucro Real

Empresas enquadradas no Lucro Real pagarão multas sobre o lucro líquido apurado, com o limite de 0,25% por mês-calendário ou 10% do lucro total com os limites de R$ 100 mil para micro e pequenas empresas e de R$ 5 milhões para as demais.

A pessoa jurídica tributada pelo lucro real poderá ter essa multa reduzida em até 90% caso entregue o ECF até 30 dias após o encerramento e em até 75% caso entregue o ECF em até 60 dias após o encerramento do prazo.

Como já deve ter dado para perceber, as obrigações da ECF 2018 não são brincadeira. Além de muito complexas, longas e detalhadas, exigem um alto nível de qualidade e podem penalizar a empresa que não se empenhar em atender os prazos e padrões.

Se você perdeu o prazo ou precisa fazer correções na sua ECF 2018, fale com um dos nossos especialistas e evite prejuízos maiores.

Fonte: Prime Contabilidade

Sucesso de uma nova empresa: 5 dicas essenciais

O sucesso de uma nova empresa vai depender de uma série de fatores. Quantas vezes você já pensou se não seria uma boa ideia abrir uma empresa e entrar de corpo e alma no mercado? Se a sua resposta for “várias vezes” é muito possível que a primeira característica essencial para tomar essa atitude já existe em você: o perfil empreendedor.

O interesse e a disposição inabaláveis para buscar todos os conhecimentos, suportes e caminhos para enfrentar esse desafio, sem dúvidas, é o ponto de partida para quem deseja investir seus recursos nesse tipo de empreitada. O autoconhecimento é essencial, e caso você reconheça em si tal vocação, o segundo passo é se cercar das noções básicas de gestão de empresas, aspectos burocráticos e financeiros, e tantos outros que invariavelmente você terá que lidar.

Existem, no entanto, diversos fatores que são imprescindíveis e podem ser elementos determinantes do sucesso ou do fracasso de uma iniciativa. Preocupações que os novos empreendedores muitas vezes preferem empurrar para a frente, possuem o seu papel mais importante justamente na fase mais delicada de uma empresa que é o seu início.

Acompanhe as nossas dicas e sinta-se mais preparado para dar o primeiro passo na sua empresa e torná-lo um grande passo na sua vida empresarial.

JAMAIS abra mão de um plano de negócios

Se você que pensa em abrir um negócio não tem a menor ideia do que seja um plano de negócios, melhor voltar uma casa e acrescentar esse item na primeira posição da sua checklist. Ou, continue lendo e deixa que a gente te introduz no assunto.

O Plano de Negócios é um documento norteador para o início ou a ampliação de qualquer projeto empresarial. Ele representa uma verdadeira radiografia de todos os aspectos que deverão ser levados em conta para a abertura do seu negócio ao mesmo tempo que é um guia que ajudará a organizar sua cabeça reunindo informações valiosas em um papel.

Este documento descreve todos os objetivos do negócio, cada fase de implementação com suas respectivas previsões de gastos, ideias acerca de cada produto ou serviço a ser oferecido e detalhamentos dos processos de produção. O Plano permitirá também analisar riscos e viabilidades antes que as coisas comecem a sair do papel.

Existem diversos modelos de Plano de Negócio que contemplam qualquer tipo de negócio. Um dos mais utilizados é o oferecido gratuitamente pelo SEBRAE. No entanto, existem diversas outras empresas e incubadoras que fornecem essa consultoria e ajudam o novo empresário no preenchimento dessas informações.

Fique de olho, afinal possíveis sócios ou investidores certamente desejarão dar uma olhada no seu plano de negócios antes de topar uma parceria!

NÃO FAÇA NADA sem o aval de um contador

Calma, a importância do contador não interfere na sua autonomia enquanto empresário, pelo contrário, te dará segurança e embasamento técnico para ter certeza de que está escolhendo caminhos viáveis e de que está vencendo as burocracias de forma a não ter dor de cabeça e prejuízo no futuro.

A contabilidade deve estar ao seu lado desde o início, te ajudando a escolher o regime tributário, o tipo societário e o regime jurídico da sua empresa. Também te ajudará na definição do seu capital social, na emissão de documentos importantes, na captação de recursos e em todo o processo de preenchimento do seu plano de negócios com cálculos e informações confiáveis.

EVITE deixar o marketing para depois

Uma empresa existe para vender, certo? Sejam produtos ou serviços, é essa sua função, objetivo ou finalidade. Colocar o marketing de lado é simplesmente boicotar o seu potencial de vendas e a expansão da sua marca no mercado. Se isso já representa um prejuízo para uma empresa estabelecida, pode significar o ponto final para um negócio novo.

O marketing deve estar presente desde o início em seu planejamento, deve estar incluído entre os gastos essenciais onde você investirá o seu capital inicial e o ideal é que no seu plano de negócios já conste um esboço do que se pretende fazer enquanto ação de venda.

Não considere um gasto, mas um investimento, e tenha em mente que além da importância já mencionada, existem opções viáveis (baixo custo) e eficazes que podem trazer bons resultados através de um planejamento estratégico de marketing.

NUNCA esqueça o que move a sua empresa

O que move sua empresa? O que move qualquer empresa independente do porte e da natureza da atividade?

O empresário deve ter essa ideia fixa em sua cabeça desde a concepção do seu negócio. Antes da empresa sair do papel tenha bem claro quem é o seu cliente, onde você precisa chegar e o que você precisa fazer para atraí-lo e fidelizá-lo.

Considere que essa é uma pequena obsessão necessária e saudável para o empreendimento e assegure-se de sempre ter em mente de que o cliente é a razão de existir do seu negócio.

SEMPRE consulte um feedback imparcial

A opinião de amigos, familiares e cônjuge são sempre bem intencionadas, mas não necessariamente serão as mais sinceras e técnicas. Pessoas próximas tendem a buscar o estímulo através do elogio e da motivação, porém se valer somente dessas opiniões pode cegar o empresário diante de erros e falhas.

Busque sempre ter uma espécie de mentor ou conselheiro que não tenha medo de te falar a verdade por mais dura que seja. Exponha suas idéias a esta pessoa antes de executá-las. Esse mentor pode ser um outro empresário, o seu contador ou algum outro profissional contratado para desempenhar essa função, seja através de consultoria ou através de pesquisas de mercado.

Bom, essas são algumas das principais dicas que consideramos de extrema importância para quem deseja iniciar um negócio. Se você já tomou sua iniciativa e hoje é um empresário de sucesso, compartilhe conosco suas impressões nos comentários!

Fonte: Prime Contabilidade

Saiba como escolher a melhor ferramenta de gestão para sua empresa

Colocar uma empresa no mercado, alcançar sua estabilidade, garantir sua longevidade e crescimento é um desafio enorme que demanda muita dedicação e organização dos processos da empresa. Dados do Sebrae indicam que perto de 30% das novas empresas acabam fechando a porta em menos de dois anos, e um dos principais motivos é falta de gestão e controle financeiro. 

Utilizar um sistema informatizado de gestão empresarial e controle financeiro é um grande passo para a padronização dos processos de um negócio, resultando em uma maior organização do grande fluxo de informações que ocorre em uma empresa.

Um software de gestão é uma ferramenta que reúne muitas funcionalidades, permitindo a integração de diferentes setores e facilitando o cruzamento de dados. A diminuição de erros, a agilidade nos processos, a otimização da mão de obra e a disponibilização de relatórios e compilação de dados da empresa favorecem o diagnóstico e o planejamento estratégico da empresa, além de diminuir custos.

Porém, diante do grande número de opções que existem no mercado, é necessário analisar com bastante atenção para fazer a melhor escolha, sob medida para o seu negócio. Saiba quais as funções essenciais em uma ferramenta de gestão e aprenda como escolher a que melhor atende suas necessidades.

Do que sua empresa precisa?

Responder essa pergunta é o primeiro passo para fazer uma escolha acertada. Tenha muito bem definido qual o seu tipo de negócio – Indústria? Comércio varejista? Importante saber também o porte da sua empresa e ter uma boa noção do fluxo de capital e da complexidade das obrigações legais referentes a ela.

Existem as ferramentas das mais robustas às mais básicas. A natureza de cada atividade econômica e os enquadramentos legais e tributários é que vão dar elementos para entender a demanda exata de cada empresa e ajudar a definir quais funções são necessárias para o seu sistema de gestão.

A ideia é simplificar e não complicar

Antes de decidir implementar um serviço informatizado de gestão no seu negócio, o ideal é que se pondere muito bem as opções disponíveis, entenda como cada ferramenta funciona e avalie aspectos positivos e grau de complexidade do sistema. Para isso, faça ou receba a visita do representante da ferramenta, tire qualquer tipo de dúvida e certifique-se da possibilidade de testar o funcionamento do serviço.

A intuitividade deve ser levada em alta consideração. Intuitividade diz respeito à facilidade de uso da ferramenta causada pela disposição e visibilidade dos seus elementos e o encadeamento lógico entre suas funcionalidades.

Softwares com instalações muito complexas e longos processos de implementação também devem ser evitados. Se a ideia é ganhar tempo e economizar gastos, a necessidade de grandes alterações na rotina e estrutura da empresa não são bem vindas pois podem gerar atribulações excessivas e prolongar o período da adaptação.

Se assegurar de que a ferramenta escolhida possua esses atributos é garantir que os usuários não terão dificuldades para aprender a manejá-la simplificando o processo de treinamento e diminuindo a ocorrência de erros na rotina da empresa.

Aposte em soluções locais e confiáveis

As opções no mercado são realmente vastas, portanto é preciso redobrar a atenção e apurar os critérios para fazer uma boa escolha. Antes de bater o martelo pesquise a credibilidade da ferramenta no mercado, visite a empresa que fornece o serviço e busque a opinião de outros usuários acerca das funcionalidades e efetividade do sistema.

Se houver opções locais disponíveis em sua cidade ou região procure conhecê-las melhor e considere que elas podem representar vantagens para seu negócio. Cada localidade possui características próprias de mercado, setores com demandas específicas e legislações diferentes em nível municipal e estadual.

Softwares desenvolvidos regionalmente costumam levar em conta as características e demandas próprias de seu contexto e oferecer soluções que contemplem as peculiaridades locais. Por outro lado, ferramentas mais genéricas podem não atender por completo suas necessidades, diminuindo o grau de efetividade do serviço.

Não há dúvidas de que sistemas de gestão empresarial podem ser grandes aliados na modernização do seu negócio, prestando maior controle, organização e agilidade à sua administração e dando elementos para planejamento e estratégias de crescimento.

O que achou das nossas dicas para fazer a melhor escolha possível? Deixe sua opinião nos comentários ou assine a nossa newsletter para receber mais conteúdos como este!

Fonte: http://www.sistematelesys.com.br/

Boleto registrado obrigatório: o que é e como funciona?

Desde o dia 13 de outubro deste ano, o boleto registrado passou a ser obrigatório para valores acima de R$ 100,00. Nos próximos dias, essa regra valerá para boletos para pagamento de qualquer valor. 

Essa medida, que em um primeiro momento pode parecer burocrática e desvantajosa, traz consigo também benefícios às pessoas físicas e jurídicas.

Neste artigo, tire suas dúvidas sobre o novo funcionamento do boleto registrado obrigatório no país. Acompanhe a seguir.

Por que foi lançada essa novidade?

Conforme dados da Febraban (Federação Brasileira de Bancos), anualmente são emitidos mais de 3,7 bilhões de boletos no Brasil. No país, essa é a segunda forma de pagamento mais utilizada em compras online.

Assim, devido à praticidade desse formato, o boleto tem ampla aceitação. Infelizmente, isso acabou gerando um problema: as fraudes via boleto. A Febraban registrou, somente em 2016, R$ 383 milhões em fraudes dessa espécie. Isso porque, além da grande movimentação do boleto, sua emissão, até pouco tempo, não demandava, como regra, um registro obrigatório.

Isso gerou o chamado “golpe do boleto”, quando quadrilhas adulteravam os códigos de barras e enviavam boletos falsos para as pessoas. Como, nesse formato, os bancos não eram notificados na hora da compensação dos documentos, a atuação de criminosos estava sendo favorecido.

Dessa forma, visando combater esse problema, uma das ações tomadas foi a exigência do boleto registrado – agora, para valores acima de cem reais e, em breve, para qualquer valor emitido.

O que é o boleto registrado?

Ao contrário do boleto sem registro, que passava a “existir” legalmente apenas quando compensado, o boleto registrado, desde sua emissão já é um documento de conhecimento do banco, o que traz mais credibilidade ao processo.

Quando emitidos, esses boletos formam um arquivo de remessa com seus dados e, caso não sejam pagos, diferentemente dos sem registro, constam como pendentes até que se faça alguma manifestação a respeito – como ocorreria, por exemplo, em caso de desistência de compra.

Outra característica que promoverá mais comodidade é que esses boletos registrados na nova plataforma de cobrança da Federação Brasileira de Bancos, quando vencidos, podem ser quitados em qualquer banco pelo DDA ou pela atualização do boleto no site do banco emissor.

Além disso, de acordo com a Febraban, o boleto registrado conta com mais transparência e segurança para a compensação de boletos, sendo muito mais fácil detectar tentativas de fraudes.

O ônus da novidade é que esse processo de registro acarreta uma taxa de emissão que o boleto sem registro não apresentava.

Como funciona o boleto registrado para valores acima de R$ 100,00? 

A emissão de um boleto registrado para valores acima de R$ 100,00 envolve o envio de um arquivo, que é gerado juntamente à emissão do boleto, para o banco. A instituição bancária, então, recebe os dados. É apenas após esse processo de registro autorizado pela instituição que o boleto registrado poderá ser pago, pois uma consulta automática será feita para conferência das informações e efetivação do pagamento. Dessa forma, se as informações forem divergentes, o pagamento do boleto não será autorizado.

Após a obrigatoriedade do registro para boletos acima de R$ 100,00, haverá a continuidade do cronograma da nova plataforma de boletos:

  • A partir de 27/10/2018: boletos de qualquer valor.
  • A partir de 10/11/2018: boletos de cartões de crédito, doações, entre outros.

E você, o que achou dessa novidade? Sua empresa já utiliza o boleto registrado em suas operações? Deixe sua mensagem nos comentários.

As 5 dicas de ouro para fazer sua empresa crescer

Para encarar o mercado de frente, como empreendedor, não existem fórmulas de sucesso ou “mapas do tesouro”. Existem, sim, princípios norteadores que podem ser identificados como pontos em comum entre diferentes cases de êxito empresarial. Porém, é fato que cada empresa é uma realidade única e precisa superar desafios e contextos completamente diferentes.

Uma coisa é certa: não existe sucesso sustentável sem trabalho duro, organização e alguma criatividade para buscar soluções. Uma boa gestão precisa estar atenta a cada diferente conjuntura do mercado e ter grande poder analítico para identificar tanto as oportunidades quanto as ameaças que surjam no decorrer do caminho.

Vamos compartilhar neste artigo algumas dicas que consideramos fundamentais para alcançar o crescimento nos negócios, seja qual for a atividade ou o porte da sua empresa. Essas dicas compreendem práticas e atitudes que abrangem desde a abertura até o ponto de equilíbrio financeiro do empreendimento. Afinal, começar bem um negócio é um definidor de como as coisas se darão dali em diante. Vamos lá? 

1. Fique de olho nas obrigações legais

Desde a abertura do CNPJ, enquadramento tributário e jurídico, contratação de funcionários, licenças e vistorias, prestações de contas, cálculos de alíquotas – isso apenas para citar algumas – uma empresa possui uma extensa lista de obrigações legais a seguir antes mesmo de começar a existir formalmente.

Do cumprimento destas obrigações depende a regularização de qualquer negócio, e, para tanto, é necessário ter um conhecimento razoável sobre diferentes legislações do nosso país.

Mais do que isso, é preciso ter atenção redobrada pois o não cumprimento de tais obrigações podem gerar ônus para a empresa, assim como escolhas equivocadas causadas pelo desconhecimento podem afetar as finanças negativamente, gerando custos mais altos e gastos desnecessários.

2. Não dê nenhum passo sem planejamento

Via de regra, empreender não deve acontecer na base do improviso. Uma empresa só consegue prosperar se tiver seu trajeto constantemente baseado em diferentes tipos de planejamentos e em estudos que permitam realizá-los.

De início, um empreendimento que comece a partir de um plano de negócios e um estudo de viabilidade econômica já tem mais chances de crescer sobre

uma base sólida. São nesses estudos iniciais que o empresário saberá quanto precisará investir, como se comporta seu target e seu nicho de mercado, onde estão seus concorrentes e muitas outras informações essenciais.

Além dos planejamentos preliminares, o planejamento tributário, financeiro e de comunicação também são de natureza precípua e são a única forma de evitar surpresas indesejadas e ter um fio condutor para não se perder em meio a crises, dificuldades e inconstâncias do mercado.

3. Não misture suas finanças com as da empresa

Essa é uma regrinha de ouro e, embora possa parecer um pouco óbvia, infelizmente ainda não pode ser considerada uma unanimidade na prática, afinal muitos empresários ainda insistem em confundir finanças pessoais e empresariais, o que representa um grande risco para a saúde financeira da empresa.

O principal problema em não manter essa separação está na perda de controle financeiro pois fica mais difícil visualizar entradas e saídas, acompanhar a dinâmica de despesas e receitas e, por conseguinte, o empresário também corre o risco de perder o controle sobre os resultados.

Outro malefício que pode surgir dessa prática diz respeito a problemas fiscais e jurídicos que se tornam possíveis a partir do momento em que pessoa física e pessoa jurídica misturam desordenadamente suas finanças, podendo causar a descaracterização da pessoa jurídica e a perda da proteção ao patrimônio privado.

4. Invista em comunicação

Como já mencionamos, não existem soluções mágicas para uma empresa, todo o seu retorno será sempre baseado em quão estratégicos são os seus investimentos. Sendo assim, a quantidade de clientes que chegarão até você “espontaneamente” será irrisória perto do potencial alcance que sua empresa pode ter a partir de uma estratégia de comunicação.

Desde sua identidade corporativa e sua presença online até ações de publicidade, propaganda e marketing, a comunicação é essencial para construir uma relação e uma “ponte” entre sua empresa e os potenciais clientes. Além da publicidade tradicional, hoje em dia as ferramentas do marketing digital conseguem entregar bons resultados com investimentos consideravelmente mais baixos. 

5. Tenha o controle financeiro da sua empresa

Por fim, tudo gira em torno de controle, pode-se dizer que essa é a função primordial de um gestor de empresas. Algumas das dicas antes mencionadas podem te ajudar a alcançar esse controle da sua empresa, porém o mais importante é ter muita disciplina quando se tratar principalmente das finanças.

Fluxo de caixa, capital inicial, capital de giro, capital social, gastos fixos e flutuantes, controle de estoque, enfim, cada uma dessas informações e outras mais são pecinhas de um quebra-cabeça que, quando adequadamente montado, permitirá ao empresário visualizar com precisão cada aspecto do negócio e daí tirar elementos para realizar os planejamentos necessários para o crescimento.

Atualmente existem formas de automatizar esse processo de gestão de dados e operações de uma empresa através de softwares que desenvolvem a maior parte do trabalho duro, deixando ao gestor somente a parte de interpretar e administrar.

Consulte o profissional de contabilidade da sua empresa sobre os benefícios de contar uma uma ferramenta de gestão e controle empresarial e financeiro e utilize este ganho na sua capacidade de gestão como um impulso a mais para conduzir o seu negócio ao êxito.

Gostou das nossas dicas? Deixe uma mensagem nos comentários nos contando que outras dicas para fazer uma empresa crescer você acrescentaria. 

Fonte: dicas-para-fazer-sua-empresa-crescer

Gestão de estoque com qualidade: aprenda como fazer

Gestão de estoque com qualidade: aprenda como fazer

A gestão de estoque é um dos alicerces que dão sustentação aos negócios, garantindo sua eficiência, favorecendo a satisfação do cliente e os bons resultados financeiros para as empresas – de fato, há estimativas de que essa atividade possa gerar uma economia de até 20% nos custos de uma organização.

No entanto, apesar de toda essa importância, há empresas que deixam a gestão de estoque em segundo plano, apresentando inconsistências que podem comprometer o rumo de seu negócio.

Para não figurar nesse rol, confira, neste artigo, dicas de como fazer uma boa gestão de estoque na sua empresa. Acompanhe a seguir.

O que é gestão de estoque?

A gestão do estoque é uma atividade empresarial voltada ao monitoramento dos itens armazenados e de sua movimentação de entrada e saída a fim de garantir o bom funcionamento de suas operações e o atendimento de suas demandas sem excesso ou falta de produtos para isso.

Ainda, faz parte dessa gestão a identificação do giro de cada produto. Produto sem giro representa dinheiro investido e parado. Já aqueles com giro constante devem sempre estar à disposição.

Por meio da gestão de estoque, consegue-se prever com mais acuidade as necessidades de compras da empresa, ter subsídios para alcançar melhores negociações com fornecedores e, ainda, não dar lugar para avarias ou perdas financeiras relacionadas à má armazenagem e administração dos produtos.

Vantagens de ter uma gestão de estoque de qualidade

Entre os benefícios gerados por uma boa administração de estoque, estão: 

  • Otimizar o processo de compra de produtos e matérias-primas. 
  • Ter controle total e preciso de toda a movimentação dos itens armazenados em sua empresa. 
  • Evitar a indisponibilidade de produtos de giro alto e a consequente perda de vendas. 
  • Projetar com antecedência as compras junto aos fornecedores e garantir melhores negociações. 
  • Gerar estimativas assertivas de venda. 
  • Desenvolver ações promocionais para impulsionar a venda de produtos parados em estoque. 
  • Evitar ter em estoque excesso de produtos com giro baixo .
  • Eliminar a perda de produtos em função de sua deterioração. 
  • Precaver-se de problemas com a Vigilância Sanitária e com seus clientes por armazenar ou vender produtos vencidos.

Dicas para manter um boa gestão de estoque

Entre as ações recomendadas para gerir bem o estoque de uma empresa, estão:

1. Identifique o fluxo de entrada e saída de itens

Desenvolva um fluxograma detalhado com o passo a passo de como ocorre a entrada e a saída de itens de seu estoque.

Quanto melhor você compreender como se dão esses processos, menos margens para gargalos operacionais terá seu negócio.

2. Faça um inventário 

A realização de inventários periódicos é mais do que obrigatória para uma boa gestão de estoque. Nele, basicamente, checa-se todos os produtos estocados e a quantidade de cada item armazenado.

Ainda, é importante verificar a acuracidade de seu inventário para ter a certeza de que tudo está correto. Essa métrica identifica a diferença entre o estoque físico de itens realmente estão armazenados e a informação que está em seu controle de estoque.

Assim, realiza-se o seguinte cálculo:

AI (Acuracidade do Inventário) = Quantidade real do item em estoque x 100

                                                              Quantidade do item em seu controle

3. Defina o tipo de controle de estoque ideal

Conforme o fluxo desenvolvido, você deve definir a periodicidade padrão para realizar tal acompanhamento. Ela pode ser:

  • Permanente: controle feito em tempo real, com a reposição dos itens sempre quando se atingir seu limite mínimo estipulado. 
  • Temporária ou periódica: checagem eventual para ter a certeza de que não haverá falta de nenhum item e que tudo está correndo bem no estoque. Ele é utilizado por empresas com giro menor de produtos. Também é bastante aplicado no momento da realização do balanço patrimonial.

4. Estabeleça um modelo de controle de nível de estoque conforme sua demanda

Comumente, opta-se entre:

  • Mínimo: estoque que divide entre reserva e principal o nível dos produtos a fim de que, quando um for finalizado o outro já seja ativado. O objetivo é evitar a falta de mercadorias-chave. 
  • Renovação periódica: atrelado ao estabelecimento de quantidade mínima de produtos até que seja feita sua a reposição futura. 
  • Fim específico: relaciona-se a uma demanda predeterminada – por exemplo, uma elevação no nível de estoque para atender a uma promoção.

5. Automatize seu controle de estoque

Fazer à mão ou em planilhas diversas todas as atividades relacionadas ao controle de estoque abre margem para atrasos, erros e retrabalhos.

Assim, para que sua gestão realmente seja qualificada, é fundamental utilizar um controle automatizado.

Com isso, além do ganho em tempo e da precisão e confiabilidade do processo, ainda consegue-se gerar relatórios estratégicos que ajudarão diversas áreas, como a de vendas, a otimizar seu trabalho.

E na sua empresa, como é feita a gestão de estoque? Você já utiliza os recursos que apresentamos aqui? Deixe sua mensagem nos comentários!

Fonte: gestão de estoque

Guia completo da NFC-e: Fique por dentro

De forma mais intensificada nas duas últimas décadas, tornou-se perceptível o esforço dos poderes públicos em encontrar meios de modernizar e desburocratizar a relação das empresas com o sistema tributário brasileiro. Neste entretempo, com o esforço de legisladores, técnicos, desenvolvedores e principalmente da classe empreendedora, vários estágios foram testados, implementados, superados e evoluídos com o intuito de facilitar a vida de todos.

No decorrer dos últimos 5 anos, entretanto, temos passado por uma transição especialmente importante para o nosso sistema tributário como um todo e que afeta principalmente o setor do comércio varejista: a implementação da NFC-e como forma principal e obrigatória para comprovação de operações ao consumidor final e de transmissão de dados ao Fisco pelo comércio de varejo.

A transição que por fim resultará na obrigatoriedade da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) em todo o território nacional ficou a critério a ao encargo de cada Unidade Federativa. Desta forma, em muitos Estados brasileiros a NFC-e já é uma realidade, em outros a transição está em andamento, enquanto em alguns a implementação está apenas iniciando.

Preparamos um Guia Completo para te deixar por dentro das principais características dessa novidade, entender melhor qual o conceito dessa inovação e quais mudanças reais, benefícios e cuidados deverão vir com a implantação deste novo modelo. Aproveite também para ficar de olho no calendário de transição do seu Estado! Continue lendo para saber mais.

Conceito: o que é a NFC-e?

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (conhecida como NFC-e modelo 65) é um documento de existência exclusivamente digital, de emissão e armazenamento eletrônicos. Sua função é cobrir operações comerciais de venda, seja presencial ou para entrega em domicílio, ao consumidor final (pessoa física ou jurídica).

validade jurídica da NFC-e é garantida mediante a assinatura eletrônica (certificação digital) do contribuinte e autorização de uso previamente concedida pela administração pública do Estado onde a empresa se localize e opere.

Quais documentos a NFC-e substitui?

NFC-e está gradativamente substituindo a função de outros documentos fiscais que não condizem mais com a agilidade, praticidade e sustentabilidade dos tempos atuais, em específico aqueles que são voltados ao consumidor final. Confira:

  • Nota Fiscal de Venda a Consumidor (NFC modelo 2, documento impresso entregue ao consumidor);
  • Cupom Fiscal (documento impresso exclusivamente pelo equipamento ECF);
  • Cupom Fiscal Eletrônico-SAT (CF-e-SAT); 

Em que tipo de operação a NFC-e pode ser utilizada?

Esta espécie de Nota Eletrônica somente deverá ser emitida em operações de vendas realizadas ao consumidor final ou, no varejo, a não contribuintes. A NFC-e também poderá ser utilizada para vendas internas com entrega em domicílio desde que, neste caso, seja emitida com os dados e o endereço do consumidor final. 

Para demais operações de venda de mercadorias, como por exemplo a outras pessoas jurídicas para utilização em revendas, como insumo na prestação de outros serviços ou confecção de outros produtos, o contribuinte deverá emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, modelo 55).

Quais os pré-requisitos para emissão da NFC-e?

Para uma empresa estar apta a emitir a NFC-e precisa atender algumas condições básicas, quais sejam:

  • Inscrição Estadual regularizada;
  • Credenciamento na SEFAZ da UF (permissão para emissão);
  • Software emissor de NFC-e (pode ser adquirido ou desenvolvido);
  • Certificado digital no padrão ICP-Brasil (com o número do CNPJ do contribuinte);
  • Código de Segurança do Consumidor – CSC (fornecido pela SEFAZ);
  • Dispositivo com conexão à internet (PC, Smartphone ou Tablet);
  • Impressora comum (térmica ou a laser).

Benefícios: quais são as vantagens da NFC-e? 

Grandes mudanças sempre vêm acompanhadas de alguma turbulência, de um período de adaptações e melhorias que possibilitem identificar e solucionar gargalos que antes ainda não tinham aparecido. Mesmo assim, quando as mudanças são feitas no sentido de adequar algo a novos padrões técnicos mais modernos e incluir o objeto das mudanças em um contexto tecnológico mais condizente com a realidade vivida, alguns benefícios são facilmente reconhecíveis desde o primeiro momento.

Confira algumas das vantagens que a NFC-e representa para o contribuinte, para o consumidor e para o Fisco. 

Vantagens para o contribuinte

O contribuinte, ou seja, a empresa emissora, sem dúvida é a parte que colherá o maior número de benefícios, afinal era também a mais prejudicada pelos gastos e burocracias ainda presentes no sistema anterior.

Economia

O primeiro aspecto dessas vantagens diz respeito à economia financeira para as empresas. Se antes era obrigatório para certas empresas arcar com os custos (altos) de uma ECF vistoriada e lacrada pelo Receita Estadual, além da manutenção da mesma e da compra de talões de papel certificado, agora a NFC-e pode ser emitida eletronicamente e seu demonstrativo pode ser impresso em qualquer tipo de impressora e qualquer tipo de papel.

Falando nisso, a economia de papel é outro aspecto importante na redução de gastos, afinal a NFC-e simplifica as obrigações acessórias que demandavam impressão como a Redução Z e a Leitura X, por exemplo. A empresa também não precisará manter guardado a via impressa da Nota, gerando economia de espaço físico uma vez que os comprovantes podem ficar armazenados digitalmente.

Inovação e agilidade

Como com o advento da NFC-e a maioria das certificações e protocolos de segurança são digitais, muitas obrigações burocráticas de segurança ficarão defasadas, por exemplo a autorização prévia dos equipamentos utilizados e a necessidade de homologação do software pelos órgãos fiscais.

Com isso fica muito mais fácil abrir novos PDVs sem necessidade de autorização prévia. A digitalização deste recurso também permite o uso de plataformas modernas como smartphones e tablets e permite a integração das plataformas de venda físicas com as virtuais, facilitando o crescimento do e-commerce como alternativa de venda às lojas físicas.

As obrigações contábeis também são um ponto positivo, afinal muitas obrigações serão facilitadas e muitos processos de gestão e controle contábil ficarão automatizados e mais facilmente disponíveis para consultas através do uso obrigatório de softwares de gestão e emissão. Essa novidade sem dúvida servirá também para prevenir falhas no registro das operações.

Vantagens para o fisco

O Sistema Tributário brasileiro certamente é um dos principais interessados nos aprimoramentos introduzidos pelo uso da NFC-e, afinal esta inovação será uma grande aliada na fiscalização dos tributos e na luta contra a sonegação de impostos.

A transmissão online em tempo real dos dados através do uso do software e da internet diretamente ligados às receitas estaduais permitirá um melhor monitoramento das vendas do varejo, permitindo o cruzamento de dados e audição das operações por meio digital.

Vantagens para o consumidor

A maior vantagem para os consumidores diz respeito a facilidade de acesso aos documentos fiscais, dando maiores garantias ao exercício dos direitos enquanto consumidor e cidadão.

Se antes o comprador só tinha acesso aos seus comprovantes por meio de impressões de baixa duração e fáceis de perder, com a NFC-e o consumidor pode ter acesso aos dados da sua compra por e-mail, sms, através de leitura de QR Code, consultando o site da SEFAZ, ou mesmo solicitando o documento ao comerciante (que tem obrigação de arquivar estes dados por pelo menos cinco anos).

Diferenças: NFC-e, NF-e e Cupom Fiscal

Como são documentos fiscais com algumas funções em comum, segue uma breve explanação para te ajudar a diferenciar tais documentos.

Qual a diferença entre NFC-e e o Cupom Fiscal?

Cupom Fiscal é um comprovante físico, que é impresso em papel certificado e em impressora monitorada pela Receita Estadual, o Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). O uso do Cupom Fiscal, além de mais dispendioso, também gerava um maior volume de obrigações acessórias que não estavam incluídas neste documento, que tinha um número limitado de informações.

A NFC-e se diferencia em todos estes aspectos, sendo um documento totalmente eletrônico, sendo que a impressão do DANFE NFC-e não necessita de impressora ou papel especiais. A NFC-e possui um maior número de informações sendo um documento de maior valor comprobatório para o consumidor e que já simplifica uma série de obrigações acessórias que são automaticamente transmitidas para o Fisco.

Qual a diferença entre NFC-e e NF-e

A NFC-e e a NF-e são documentos de natureza semelhante, visto que são documentos comprobatórios fiscais de natureza totalmente eletrônica. Porém a maior diferença entre os dois está na finalidade e no nível de complexidade e detalhamento das informações que cada um apresenta.

 A NFC-e é um documento voltado ao consumidor final, aquele que utilizará o objeto da sua compra na sua rotina e que, portanto, não precisa de um nível de detalhamento tão alto da operação de compra.

A NF-e é um documento muito mais complexo, utilizado em operações entre personalidades jurídicas que precisarão de uma série de dados, como alíquotas de impostos e códigos, que terão utilidade na apuração dos seus impostos e nos processos de gestão contábil internos.

Calendário de transição para NFC-e em todos os Estados

Como dissemos anteriormente, cada Unidade Federativa teve autonomia para optar ou não pela adoção da NFC-e assim como para decidir sobre o próprio calendário de transição em caso de escolha pelo novo formato. Veja a situação de cada Estado na tabela abaixo.

Situação de cada Estado
Fig.1 – Situação de cada Estado

Calendário de obrigatoriedade da NFC-e no Tocantins

A utilização da NFC-e (modelo 65) em substituição ao Cupom Fiscal emitido por ECF e à NFC (modelo 2) está em fase de implantação e se tornará obrigatória de acordo com as datas abaixo relacionadas, publicadas pela SEFAZ-TO por meio da Portaria Nº 510 publicada no Diário Oficial do Estado do Tocantins Nº 5.143.

  • 1º de julho de 2018 – estabelecimentos em início de atividade;
  • 1º de janeiro de 2019 – estabelecimentos com regime de recolhimento normal;
  • 1º de janeiro de 2019 – estabelecimentos optantes pelo Simples Nacional com faturamento anual acima de R$ 1.000.000,00 no exercício anterior;
  • 1º de julho de 2019 – estabelecimentos optantes pelo Simples Nacional com faturamento anual inferior a R$ 1.000.000,00 no exercício anterior.

Secretaria da Fazenda do Tocantins disponibilizou um manual (que você pode acessar clicando aqui) para orientar os contribuintes do Estado no decorrer do processo de implementação do novo sistema. Disponibilizou ainda, em seu site, uma página com as respostas às perguntas mais frequentes (acesse clicando aqui).

E então, a sua empresa já aderiu à NFC-e? No seu Estado essa inovação já se tornou obrigatória? Esperamos ter te ajudado com este Guia. Compartilhe este artigo com um amigo e não esqueça de deixar seu comentário logo abaixo.

E se você ainda não adquiriu um Software para emissão da NFC-e experimente gratuitamente o nosso sistema clicando aqui. 

Fonte: NFC-e

Utilize o código de barras e facilite a emissão de NF-e. Saiba como

A tecnologia do código de barras já é uma velha conhecida da maioria das pessoas, amplamente utilizada em todo tipo de comércio e para outras mil e uma finalidades. Como uma eficaz ferramenta de controle, a utilização do código de barras presta mais agilidade e segurança no cadastro, entrada e saída de produtos em um estabelecimento.

Porém, além de muita gente sequer saber como funciona esta ferramenta, os próprios empresários, por vezes desconhecem a extensão dos benefícios da utilização do código de barras. Um desses benefícios mais relevantes é relacionado à emissão e gestão de Notas Fiscais, assunto que abordaremos nesse artigo.

Continue lendo para saber de que forma o código de barras ajuda em uma melhor administração das Notas Fiscais. 

O que é o código de barras?

O código de barras é uma tecnologia baseada em codificação de informações relevantes sobre determinado produto por meio de uma série numérica e uma sequência de barras brancas e pretas correspondentes a estes números. As barras tornam o código reconhecível para um equipamento de leitura por infravermelho e interpretáveis para um software conectado a este.

Essa sequência de barras e números funcionam com uma impressão digital ou um documento de identificação do produto, contendo uma série de informações relevantes sobre produção, distribuição e características do produto que permitem um maior controle logístico sobre sua utilização e comercialização. Dentre as informações presentes no código de barra estão:

  • Fabricante do produto;
  • País de origem;
  • Fornecedor;
  • Descrição;
  • Cor, peso e dimensões;
  • Data de fabricação e validade;

Número verificador (autenticação). 

Como o código de barras melhora a emissão da NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já é fruto de um importante processo de modernização e automatização comercial, financeira e tributária e tem a função de ser o registro completo, uma espécie de raio-x, de determinada operação de compra e venda. Dado isto, é neste documento que devem estar presentes todas as informações do contribuinte, do consumidor (comprador) e do produto de forma detalhada.

Se o ganho possibilitado pelo uso de código de barras já é tamanho quando pensamos em controle de entrada e saída de produtos, quando entramos na seara da nota fiscal os benefícios ficam ainda mais visíveis.

Prevenção contra equívocos fiscais 

O preenchimento das informações sobre o produto em uma nota fiscal é a etapa mais complicada deste processo, pois exige um grande detalhamento e

precisão de informações prestadas sob o risco de comprometimento da autenticidade das informações que são transmitidas para o Fisco quando se gera uma NF-e.

Erros como esse podem fazer com a Sefaz não aprove a sua Nota, gerando desperdício do tempo envolvido na correção de informações erradas e interferindo no cronograma financeiro da sua empresa.

Maior transparência nas transações

O código de barras, além de informar automaticamente todas as informações obrigatórias sobre o produto sem possibilidade de erro humano ou equívoco, ainda presta com isso mais transparência à relação com o cliente e o seu direito ao acesso a essas informações.

Quando se trata de operações comerciais para outras empresas, o chamado B2B, a qualidade e exatidão dessas informações são ainda mais imprescindíveis, pois podem dizem respeito à credibilidade da empresa emitente no mercado e também é capaz de prejudicar fiscalmente não apenas uma, mas duas diferentes empresas no caso da existência de informações incorretas.

Outras vantagens comerciais

Além dos benefícios envolvendo as Notas Fiscais, o uso do código de barras também é extremamente benéfico em outros aspectos da gestão de um negócio, como por exemplo:

  • Controle de estoque: a quantidade de informações contidas no código de barras permite um maior controle e planejamento acerca de quantidades, vencimento da mercadoria e favorece uma relação mais planejada com os fornecedores, tudo isso de forma mais ágil e precisa;
  • Agilidade nas vendas: o sistema de leitura é um ganho e tanto principalmente para varejos e atacados que vendem grandes variedades ou volumes de produtos. O uso do código de barros reduz o gargalo das filas em caixas e otimiza o processo de vendas e o aproveitamento dos colaboradores.

Código de barras com mais eficiência

Tanto para se beneficiar das vantagens existentes na utilização do código de barras quanto para realizar uma gestão acurada da sua emissão de Notas Fiscais é necessário contar com um sistema informatizado adequado a esta realidade que forneça as funcionalidades necessárias que integrem todas as demandas de rotina envolvendo estoque, vendas e obrigações fiscais.

A automatização do seu negócio, além de promover um salto de qualidade na sua eficiência operacional, também possibilita um melhor planejamento financeiro, te dando acesso ao registros históricos da sua empresa e fornecendo material para avaliação e diagnóstico do seu negócio.

O que achou desse artigo? Deixe um comentário abaixo, a sua opinião ou dúvida é muito importante para o nosso trabalho. E se tiver alguma dúvida sobre Notas Fiscais, é só clicar no link abaixo para ter acesso a um material completo sobre NFC-e.

Leia agora: Guia Completo NFC-e – conceito, dúvidas e benefícios

Fonte: Emissão NF-e

O que é DANFe? Tudo que você precisa saber

DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica e da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), é um demonstrativo, espécie de representação gráfica simplificada de um documento originalmente digital que é o registro da realização de uma operação de compra e venda.

Apesar de simplificado, o DANFE possui informações de grande importância que permitirão a identificação do produto, sua origem e destino, sua descrição e valor, além de fornecer uma chave numérica de 44 dígitos que permite ter acesso ao conteúdo completo da Nota Fiscal Eletrônica (arquivo XML).

Esta representação física da Nota Fiscal Eletrônica deve, necessariamente, acompanhar produtos comercializados que estejam em transporte. O DANFE pode auxiliar, por exemplo, em casos de fiscalização durante o transporte, acionamento de seguros por danos ou extravios à carga e a devida comprovação, além de servir como comprovante de entrega e instrumento de conferimento pelo comprador do (s) produto (s) em questão.

É importante destacar que o DANFE não substitui a NF-e ou a NFC-e, a sua função principal é facilitar o acesso às informações ao conteúdo destes documentos digitais e servir como um comprovante físico que possa circular junto com a mercadoria, como falamos acima. Continue lendo para saber outras informações relevantes sobre esta natureza de documento.

Quais dados o DANFE deve conter?

Primeiramente, o Documento Auxiliar deve seguir um layout específico que é padronizado para todo o território nacional. Toda as orientações e o modelo a ser seguido estão disponíveis no Portal da NF-e, mantido pelo Ministério da Fazenda, presentes no Manual de Integração do Contribuinte.

DANFE também deve conter, obrigatoriamente, a chave numérica de 42 dígitos e o código de barras ou QR Code, que o torne acessível a leitores óticos, são esses elementos que darão acesso às informações completas sobre a mercadoria.

O Documento deve conter os dados do emitente, como razão social, CNPJ, inscrição estadual. Deve estar nominalmente identificada como “DANFe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” e deve conter número de série, número de páginas e natureza da operação, se é de entrada ou saída.

Caso trate-se de mercadoria em circulação, deverá conter a data e o horário da saída, a placa do veículo e a identificação da transportadora, além da descrição das mercadorias e das quantidades.

Quando e como emitir o DANFE?

O DANFE deve ser impresso antes de se despachar a mercadoria, o que só pode ser realizado pelo mesma empresa emissora da Nota Fiscal Eletrônica, e pode ser reimpresso sem restrições desde que seja para cumprir obrigações tributárias e as reimpressões sejam devidamente registradas.

Não é necessário um suporte diferente para a emissão do DANFE, você pode configurar o seu software contábil para, após emitir a NF-e ou a NFC-e, migre estes dados para o Documento Auxiliar. O Ministério da Fazenda não tolera divergências entre o DANFE e a NF a qual se refere, portanto o recomendado é que se utilize um sistema que permita emissão de ambos documentos de forma integrada.

O DANFE deve então ser impresso, de forma completa ou simplificada. A impressão pode ser realizada em papel A4, ou, em papel menor no caso da impressão simplificada, e pode conter outras informações adicionais ou recursos gráficos, desde que não interfiram ou prejudiquem nas informações obrigatórias ou na leitura ótica do documento.

Agora que você já se informou sobre a importância do Documento Auxiliar de Nota Fiscal, que tal saber tudo sobre a Nota Fiscal do Consumidor e descobrir se esse documento já é obrigatório em seu Estado?

Acesse nosso Guia Completo da NFC-e clicando aqui e saiba tudo sobre Nota Fiscal de Consumidor.Fonte: DANFe

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